Comment utilisez-vous l’application Dôme ?
« L’application Dôme est pour nous un très bon outil pour communiquer avec les bénéficiaires et leurs familles : ils peuvent voir le planning d’intervention, anticiper les annulations et récupérer les attestations fiscales et les factures.
Dôme me libère aussi du temps sur la gestion des plannings, en ce qui concerne le traitement des modifications d’horaires ou des besoins de remplacement.
Nos auxiliaires de vie se sont d’ailleurs très bien approprié l’application installée sur leur smartphone. Grâce à l’application Dôme, elles peuvent voir à tout moment qui les remplace en cas d’absence et en informer les bénéficiaires.
Mes collègues à la facturation gagnent également beaucoup de temps pour l’envoi des factures et attestions fiscales, qu’elles font directement depuis Dôme.
C’est aussi pratique pour communiquer avec les familles à distance. Dôme est connecté avec notre solution métier Millésime. De cette manière, je suis notifiée sur la fiche bénéficiaire de Millésime en cas d’annulation ou de message de la part d’un bénéficiaire ou d’un proche aidant. Je n’ai pas besoin de changer d’outil pour y accéder. Tout se fait à travers Millésime. C’est pratique ! »
Concrètement, quels sont les changements visibles pour votre organisation ?
« Avec Dôme, nous gagnons du temps sur de nombreux aspects. Pour le planning, je passais mon temps à les enregistrer en PDF, ou à les imprimer. Il fallait ensuite rédiger un mail avec la pièce jointe, ou l’envoyer par voie postale. Avant d’être équipée de Dôme, je passais une journée complète en début de mois pour envoyer les plannings. Puis chaque jour, à chaque changement, je devais réimprimer et renvoyer des plannings, ou téléphoner aux bénéficiaires. Parfois même, il arrivait que je rappelle plusieurs fois la même personne dans la matinée, car les remplacements ne pouvaient pas se faire. J’étais sans arrêt coupée dans mes missions pour renvoyer des plannings.
Grâce à Dôme, c’est terminé. Nous avons mis en place un process, et nous nous y tenons : nous n’envoyons plus de planning ! Tout se passe dans Dôme. Maintenant, je profite des appels pour renvoyer les bénéficiaires et les familles se connecter à leur application Dôme. Au fil du temps, j’ai de moins en moins de sollicitations.
Du côté de la facturation, nous déposons les factures et attestations fiscales dans l’application. Les familles peuvent les retrouver à tout moment sans avoir besoin de nous rappeler.
Auparavant, il fallait envoyer la facture par courrier en double exemplaire (pour le bénéficiaire et pour sa famille) et renvoyer l’attestation fiscale, car elle se perdait régulièrement tant que l’échéance des impôts n’était pas passée.
Les familles peuvent voir les plannings, les auxiliaires aussi. Les annulations et remplacements se font plus facilement pour tout le monde. »
Aujourd’hui, quels bénéfices tirez-vous de l’application Dôme ?
« A ce jour, nous comptons une centaine de personnes connectées chaque mois, pour 600 bénéficiaires.
De manière générale, grâce à Dôme je reçois beaucoup moins d’appels et j’ai également beaucoup moins d’envois à effectuer, que ce soit par mail ou voie postale.
Cette nouvelle organisation nous permet de gagner vraiment du temps au quotidien, tout particulièrement grâce à la mise à jour instantanée des plannings et à la dématérialisation des documents. »
